Opleidingsinhoud

Hoofdtaken van de directiesecretaresse/managementassistent(e)
zelfstandig verzorgen en uitwerken van correspondentie (notities, rapporten etc.)
bijhouden van de (diverse) agenda's en maken van afspraken, zowel binnen de organisatie als daar buiten (eventueel m.b.v. een geautomatiseerd systeem)
regelen van lunches, recepties en zakenreizen
ontvangen en informeren van bezoekers
onderhouden van in- en externe contacten met medewerkers en relaties
verzorgen van uitnodigingen voor bijeenkomsten
verzorgen/organiseren van vergaderingen en besprekingen
verzorgen van de uitgaande en binnenkomende post
behandelen en afhandelen van binnengekomen telefoongesprekken
versturen en afhandelen van faxen en e-mailberichten
verstrekken van informatie aan directie en management
notuleren en uitwerken van vergaderingen (en het beheren van vertrouwelijke informatie)
systematiseren, actualiseren en het periodiek schonen van diverse archieven
aanleggen en bijhouden van dossiers
inrichten en beheren van nieuwe archieven
administratief ondersteunen van projecten
beheren van vakliteratuur
voorbereiden en uitvoeren van werkzaamheden t.b.v. publicaties, beurzen, presentaties, interviews, seminars etc.
beheren van het klantenbestand
bewaken van voorgenomen besluiten en deadlines t.b.v. directie en management

Mogelijke extra taken met betrekking tot personeelsadministratie

registreren van ADV-/ATV- en bijzonder verlof van de werknemers inclusief de ziek- en herstelmeldingen onderhouden van contacten met de Arbo-dienst, wat betreft ziek- en herstelmeldingen

Functievereisten
goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal
goede mondelinge en schriftelijke beheersing van moderne vreemde talen
kennis van en vaardigheid in het gebruik van o.a. tekstverwerkings-, spreadsheet-, database- en presentatiepakketten
kennis en vaardigheid t.a.v. geautomatiseerde communicatiehulpmiddelen zoals fax, modem, e-mail en internet
dienstverlenende en resultaatgerichte instelling
goede communicatieve vaardigheden
representatief, stressbestendig en collegiaal
zelfstandig m.b.t. plannen en coördineren

Toelatingseisen: wat heb je nodig?

vmbo-tl, vmbo-gl of gelijkwaardig

Opleidingsduur

2-jarig

Kosten

Alle studiekosten (€ 8.100,--) worden tijdens de opleiding in de betaalde stage terugverdiend. (Boek- en materiaalkosten welke hier niet zijn opgenomen niet.)

Bijzonderheden

Twee jaar durende dagopleiding (Beroeps Opleidende Leerweg BOL) met betaalde beroepspraktijkvorming, baangarantie, studiefinanciering en OV-jaarkaart (18+).

Speciaal voor deze opleiding heeft Instituut Broers met Nederland Werkt het concept toegepast dat in een betaalde periode (BPV) Beroeps Praktijk Vorming alle studiekosten kunnen worden terugverdiend. Aansluitend aan de opleiding geldt een baangarantie. Rabobank heeft het Instituut Broers studentenkrediet voor dit scholingstraject beschikbaar gesteld.

Plaatsen / leslocaties

Tilburg, Eindhoven

Beroepsbeeld: waar werk je en wat doe je?

De directiesecretaresse/Managementassistent(e) verricht zelfstandig een groot aantal secretariële taken, zoals het voeren van correspondentie in het Nederlands en in moderne vreemde talen, alsmede het voorbereiden en notuleren van vergaderingen en het organiseren van bijeenkomsten.

De medewerker ondersteunt, assisteert en adviseert directie en management inzake planning van werkzaamheden en coördineert werkzaamheden van anderen. Van de medewerker wordt verwacht dat hij/zij, indien nodig, nieuwe procedures bedenkt en uitwerkt. Daarnaast dient de medewerker op te treden als intermediair en dient hij/zij eventuele knelpunten tijdig te signaleren en op nieuwe zaken te anticiperen. De medewerker moet snel om kunnen schakelen, want vaak lopen er verscheidene activiteiten naast elkaar.